Periodicidade do Relatório de acompanhamento de Projetos

Da série de Quick Wins, veremos hoje sobre a periodicidade do envio do RAP.

O Relatório de Acompanhamento de Projetos, ou comumente chamado de RAP, contém informações que auxiliarão no reporte e andamento do projeto. São alimentados pelo Gerente de Projeto com dados do desempenho, indicadores, acompanhamento de esforço, custo, prazo, riscos, mudanças geradas, etc., ou seja, de acordo com o que foi definido na Metodologia empregada, que servirão como base para a emissão do RAP.

O RAP deve ser elaborado desde o início até o término do projeto, acompanhando todas as fases do ciclo de vida, de modo contínuo, ou seja, no Grupo de Processo de Monitoramento e Controle, conforme o PMBoK 4ª Edição®.

Só fará sentido a existência do RAP, se for utilizado como um meio de comunicação entre os interessados do projeto, conforme o planejamento no Plano de Gerenciamento de Comunicação;.

A periodicidade da coleta de dados e da geração e distribuição das informações, são os principais fatores de sucesso para que os envolvidos tomem as melhores decisões.

Primeiro, uma boa prática é diferenciar a periodicidade da coleta e da distribuição dos dados, em mensal, semanal, diário, etc., para evitar que o RAP caia no desuso ou no descrédito, por exemplo: Não podemos enviar um RAP semanalmente para os envolvidos sendo que a coleta de dados são realizados mensalmente, pois teríamo pelo menos 4 RAPs com os mesmos conteúdos.

Desta forma, o ciclo de monitoramente deve ser ajustado de acordo com a necessidade de cada cliente.

Em seguida, evite no desenho da metodologia, fixar uma periodicidade da distribuição das informações, pois deve ser acordado, antecipadamente, entre os envolvidos e o Gerente de Projetos e detelhados no Plano de Gerenciamento de Comunicação.

Não é raro ver em empresas, períodos fixos em sua Metodologia de Gerenciamento de Projetos, principalmente sabendo que o tipo de projetos, como sua complexidade, prioridade e porte, podem influenciar na rapidez que as informações chegam até os interessandos.

Aproveite e reveja a forma de comunicação com os seus clientes, avalie a possibilidade em apresentar o RAP diferente da forma convencional, ou seja, em formato de Power Point ®, reuniões presenciais, etc.,

E você, como se planeja o envio do RAP?