Implementação de Processo e Metodologia: Participativo ou Agregador de Valor?

Ao longo destes anos, percebi que existem dois estilos ou formas de implantação de Metodologia ou Processo, seja para um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), um Business Process Mangement (BPM), Business Continuity Plan (BCP), melhores práticas do ITIL, indicadores do Cobit, Metodologia de Desenvolvimento de Software, etc.

São eles: Participativo e Agregador de Valor, sendo que no primeiro, o cliente é envolvido no processo de criação em todas as fases do projeto, nos fluxos, ferramentas e na reestruturação do pessoal;  já no modelo agregador, a empresa ou a pessoa responsável pela implantação, apresenta ou prepara, antecipadamente, um modelo de mercado ou um framework da Metodologia ou da Melhores Práticas.

Cada um tem suas características e os seus pós e contras, consequentemente, melhor adequação para cada tipo de contrato ou cliente.

O estilo Participativo é o modelo mais utilizado, já que o envolvimento do cliente é crucial para o sucesso do projeto, sendo construído de forma “casada”, proporcionando ao cliente a sensação de ser o dono do processo, com isso, melhorando a absorção dos processos.

Alguns pontos positivos do Estilo Participativo:

• Legitimidade dos processos;
• Maior aderência aos processos atuais;
• Menor resistência à mudança;
• Clareza dos processos;
• Visão Sistêmica.

E os pontos negativos:

• Elevação do custo, devido o envolvimento das muitas pessoas;
• Maior tempo para implantação;
• Aumento no nível de estresse dos participantes.

Você deve estar se perguntando se vale a pena utilizar o Estilo Agregador já que o Participativo é o modelo mais difundido nas consultorias. Lembre-se que o cliente pode não entender muito do assunto contratado, e estar apenas cumprindo uma norma, exigência de órgãos governamentais, uma certificação, dentre outro motivos.

Então, vamos para alguns pontos positivos do Estilo Agregador de Valor

• Agilidade na implementação;
• Maior aderência às boas práticas do mercado;
• Evitar erros pontuais causados por interesses pessoais do cliente;
• Custo mais próximo do estimado;

E por fim, os pontos negativos

• Resistência dos envolvidos no processo;
• Falta de credibilidade;
• Maio chance de criação de exceções dentro do processo.

A empresa fornecedora deve estar preparada para os dois estilos, porém todo o cronograma e o sequenciamento das atividades devem refletir o tipo escolhido.

Caso a empresa opte pelo modelo Participativo, conscientize o cliente que o cronograma poderá sofrer alterações ao longo do projeto.

Em todo caso, se for escolhido o modelo Agregador, existe também a possibilidade do cronograma sofrer ajustes, pois em algum momento haverá a adequação do processo proposto com os processos atuais do cliente.

Caso fique a cargo da empresa fornecedora escolher o tipo de Implementação, recomenda-se fazer um GAP Analysis ou Análise das Lacunas para detectar o nível de maturidade do cliente e ponderar o uso de ambos os modelos e a adequação conforme o andamento do projeto.

Analise a possibilidade de uma metodologia equilibada, que não prejudique as datas acordadas e preserve o objetivo principal, ou seja, aderência de uma nova metodologia simples e funcional.

Lembre-se que é o cliente quem decide, através da nossa ajuda. Então, plante simplicidade, para colher resultados duradouros e, boa sorte!

Fonte: PMG Solutions Consultoria e Treinamento em TI
www.pmgsolutions.com.br