Se você ou a sua empresa estão avaliando a implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos, ou Project Management Office (PMO) e pretendem garantir suas posições de destaque na companhia ou apenas não queiram fracassar, seguem algumas dicas, pois se isso ocorrer, muito provavelmente se transforá em um de seus maiores pesadelos.

O que segue neste texto são experiências próprias e troca de informação entre colegas do mercado. Se você já é um PMO ou um consultor de Escritório de Projetos de sucesso, permita-me recomendá-lo a interrupção da leitura, pois o que mostrarei aqui é algo que não deve ter acontecido com você, ou ainda, esteve à beira de tais situações, mas conseguiu impedir os resultados negativos e agiu com facilidade dando o “jeitinho brasileiro”.

O objetivo aqui não é mostrar fracassos operacionais, e sim,  os problemas de alçadas estratégicas e táticas.

Então vamos lá, para fracassar o seu projeto:

1. Antes de começar, lembre-se que a Implantação de um PMO não precisa ser estimulada por nenhum patrocinador, implemente apenas para dizer que já o fez, é bom para o ego e principalmente para o currículo, não faça contas de quanto reduzirá os custos de projeto, já que todos estão implantando, faça também, saia na frente!

2. Planeje a implantação sem pensar no piloto, faça na empresa inteira, no departamento inteiro ou para todos os seus clientes, não perca tempo em verificar aderência à realidade da empresa. Não dizem por aí que o PMBoK é uma base de conhecimento das melhores práticas; então? É uma boa prática, todos aceitarão!

3. Planejar um projeto de Implantação de Escritório de Projeto? Ora, se a empresa ainda não tem um PMO, para que se planejar?

4. Seja estimulado pelos seus colegas, preferencialmente com os seus pares, não garanta que o seu superior aprove isso, já que é mais uma burocracia na empresa. Garanta-se sozinho!

5. Não se planeje financeiramente, já que Metodologia não se compra no mercado, é montado internamente, ou seja, é gratuito;

6. Não estipule prazo, isso incomoda e pressiona os colaboradores;

7. Se nem todos concordarem com o novo PMO, descarte do seu projeto a área a ser implantada;

8. Não reinvente a roda, utilize absolutamente tudo do PMBoK e exija que a sua empresa sigo-o, já que é algo reconhecido mundialmente. Faça com que a empresa se molde à metodologia e não o contrário;

9. Crie normas, exigências, regras, leis, penalidades, antes da criação da nova metodologia e principalmente antes do crescimento da maturidade dos envolvidos. Somente assim você irá garantir a adaptação e aceitação dos novos processos.

10.  Processo montado, metodologia exposta, faça que seja cumprido na íntegra, depois você pensa nos tipos de projetos, ou seja, na quantidade de artefatos a serem produzidos por tipo, porte ou complexidade do Projeto.

11.  Não se importe neste momento se o custo de planejamento ficar muito além do aceitável, pois o importante é seguir rigidamente a metodologia e não apenas atingir o objetivo do projeto.

12.  Não busque definir os papéis e responsabilidades, antes de qualquer coisa, do Gerente de Projetos, PMO, Cliente, Patrocinador ou Gerente Funcional, pois você terá tempo de sobra depois que a metodologia estiver implantada.

13.  Não se preocupe em divulgar a nova metodologia, garanta apenas que o Gerente de Projetos saiba dela.

O objetivo destas ironias foi para demonstrar como é simples e fácil desviar-se dos princípios básicos da implantação de qualquer metodologia, seja ela de Gerenciamento de Projetos ou de uma fabricação de produto ou serviço.

O importante é sempre estar atento contra as falsas simplicidades e buscar seguir o que manda o “livro”, mas é bom sempre alertar, existe um meio termo nesta história toda, crie um ambiente propício.

Aceite a realidade de sua empresa, de seu cliente ou até, do seu país ou região. Cada um tem o seu parâmetro de qualidade e exigibilidade, respeite estes fatores!

Semeie simplicidade, pois só assim colherá resultados duradouros.

Boa sorte à todos!

Autor: Adriano Martins Antonio, PMP

Fonte: PMG Solutions Consultoria e Treinamento em TI
www.pmgsolutions.com.br
Fortaleza – CE
“Da teoria à prática”