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Tais níveis são perdidos muito mais rápidos do que são conquistados, como CMMI nível 5, MPS.BR nível “A”, Normas ISO, Six Sigma, Gerenciamento de Projetos – nível Mensure conforme o OPM3, Cobit nível 5 – Otimizado ou ainda, ITIL com nível 5 – Processos Gerenciados
È bater na mesma tecla e já é de conhecimento de todos, não adianta se preparar para a certificação ou re-certificação se não mantermos os processos ”vivos”. E se for para “Inglês Ver”, é preferível não gastar dinheiro com tal projeto.
Fatos ouvidos em empresas que perderam seus níveis e podem servir como Base de Lições Aprendidas para os futuros certificados:
- Não tinha ferramenta para a gestão dos processos.
Aqui há um equivoco dos profissionais que dizem que o importante são os processos, e que a ferramenta é puramente uma automatização dos mesmos, um investimento posterior. Quem sabe a verdade, que o diga, não é nada fácil gerir processos que precisam ser monitorados, gerenciados, medidos sem uma ferramenta adequada. E aqui um alerta, não precisa de ferramenta de altíssimo custo, uma planilha eletrônica ou um editor de texto podem ser bem apropriados;
- Não existia um “dono” do processo, nem um “auditor” interno.
Quando existia, o profissional se desligou da empresa, algumas vezes com o mesmo discurso: – Gosto de implantar processos, mas no dia-a-dia se torna monótono. Avalie na contratação, desde o início da construção do processo ou da metodologia, um profissional comprometido para também comandar o operacional.
- Falta de evidências
Falta de evidência pode ser causado pela falta de um dos itens anteriores, já que não havia ninguém para exigir e nem uma ferramenta para armazenar os dados ou medir a falta dos mesmos;
- Ausência de um patrocinador
Um patrocinador forte é bom para garantir a conclusão do projeto, porém, após a entrega, tem uma tendência de queda, já que a motivação dele era apenas a entrega do produto ou do serviço. Avalie sempre se o patrocinador do projeto será o mesmo do processo. Erros ocorrem aqui, principalmente quando há uma confusão de papéis, ou seja: O Cliente nem sempre é o Patrocinador e Vice e Versa.
Esses são alguns pontos mais críticos, já que não adianta somente obter a certificação, ter uma boa ferramenta de gestão, pessoas, produtos gerados e evidências.
Encare estes itens como risco do projeto, então planeje o tratamento e a monitoração de cada um deles e boa sorte!
Fonte: PMG Solutions Consultoria e Treinamento em TI
www.pmgsolutions.com.br
Comentários
No passado participei de um processo de implantação da ISO 9000:2000 em uma indústria de alimentos. Depois de certificada a empresa começou os mesmos problemas aqui citados. A manutenção da qualidade ficou muito custosa (cumprimento de procedimentos, levantamento de indicadores, auditorias, treinamentos constantes, etc). Tudo que foi feito foi com editores de texto e planilhas, o que nos gerava um problema muito grande pois a informação não ficava claramente divulgada na organização, além de sempre o arquivo estar bloqueado com alguém. Fazer com que as atividades do processo fossem cumpridas conforme o combinado durante o levantamento tornou-se oneroso e em alguns casos impossível. Isto não por que os participantes não queriam fazer e sim por que simplismente o processo caia no esquecimento. Notei na época seria impressindível uma ferramenta colaborativa e flexível para “orquestrar” o processo definido pelos próprios participantes. Foi a partir daí que comecei a trabalhar com BPM (Business Process Management). Reconheço que o problema de ausência de um patrocinador não pode ser resolvido com automação do processo, porém os outros três problemas relatados (“Não tinha ferramenta para a gestão dos processos”, “Não existia um ‘dono’ do processo, nem um ‘auditor’ interno” e “Falta de evidências”) são resolvidos plenamente por um sistema BPM. Quem me dera se tivessemos naquela época este ferramental!
Eu vou um pouco mais além, quanto ao envolvimento do patrocinador no pós-projeto:
Se o patrocinador entendesse que a implantação do processo não é o OBJETIVO e sim, o CAMINHO para atingir os objetivos da empresa, talvez entendesse que o dia-a-dia é complicado mesmo, é monótono e que devemos trabalhar diariamente para não cair no esquecimento.
Motivação = Ter um MOTIVO (ou objetivo) para entrar em AÇÃO.
Se o motivo dele é só a conquista da implantação do projeto, sua motivação não está aderente à motivação da empresa, ou seja, com certeza não é implementar metodologias, processos, etc… e sim aumentar o capital, desenvolver novos negócios, almejar outros objetivos mais estratégicos na empresa.
Lembrando também que a qualidade de processo não garante a qualidade do produto!
Obrigado pela contribuição!
Adriano Martins Antonio, PMP
PMG Solutions Consultoria de TI
A implantação do processo não o objetivo mas sim o caminho.
Essa pequena frase tem um poder muito grande para o sucesso do processo.
Quando todos os envolvidos entenderem isso, será fantástico.
[]s
Robson Ricardo